Mit den richtigen KPI’s Personalführung effizient planen und kontrollieren!

Zufriedene Mitarbeiter sind entscheidend für den Unternehmenserfolg! Deshalb stellen sich Personalmanager oft die Frage: Wie erfolgreich ist meine Personalarbeit und was kann ich verbessern? Dabei steht’s im Blick: Die KPI’s. Um Schwachstellen in der Personalführung erfolgreich zu identifizieren, sind bestimmte Kennzahlen ein wichtiges Instrument für jeden Personalmanager. Allerdings ist es bei der Ansammlung an Kennzahlen im Unternehmen oft schwer, den Überblick zu behalten und zwischen relevanten und unwichtigen KPI’s zu entscheiden. Welche Kennzahlen wichtig sind, ist abhängig von dem Unternehmensziel, welches überprüft werden soll. Durch konsequentes Monitoring der KPI’s können Sie Prozesse kontrollieren und gegebenenfalls optimieren.

Brigida Böttcher ist HR-Beraterin und Key-Account Manager bei der COHR. Sie weiß, was die Kunden voranbringt. Sie unterstützt bundesweit Unternehmen aus unterschiedlichsten Branchen. Von kleineren Spezialisten über mittelständische Unternehmen bis hin zu Konzernen. Insbesondere im Rahmen der Digitalisierung ist die Erhebung und Verarbeitung von Daten zu aussagekräftigen Kennzahlen immer gefragter.

Philipp Walther ist als HR-Berater bei der COHR tätig. Als Betriebswirt mit einer starken quantitativen Fokussierung, ist er im Bereich Datenanalyse zuhause. Seit mehr als 10 Jahren ist er in der Beratung von mittelständischen Unternehmen tätig. Durch seine IT-Affinität setzt er konsequent auf die Möglichkeiten der Digitalisierung. Für ihn ist klar: objektive Kennzahlen sind als Basis für eine effiziente Unternehmenssteuerung unabdingbar.

Mit den richtigen KPI’s können Sie gezielt die Prioritäten und Ziele in Ihrer HR-Strategie festlegen und die Entwicklungen in Ihrer Personalführung überprüfen. Mit der Überwachung der Kennzahlen können Sie wichtige Wertschöpfungsbereiche erkennen und diese für Ihr Unternehmen sinnvoll nutzen.

DEFINITION

KPI ist die Kurzform für den englischen Begriff Key Performance Indicator. Damit sind Kennzahlen gemeint, mit denen ein Unternehmen die Leistung von verschiedenen Aktivitäten ermitteln kann. Welche KPI’s betrachtet werden müssen, ist abhängig vom Unternehmen, den jeweiligen Maßnahmen und den Unternehmenszielen.

Diese Vorteile bringen Ihnen KPIs. 

Wenn Sie die Kennzahlen in ihrem Unternehmen konsequent erfassen und zu KPI’s verdichten, können Sie das gewonnene Wissen zur Kontrolle und Steuerung des Unternehmens verwenden. Die klar definierten organisatorischen Ziele ihres Personalmanagements können Sie so überwachen, die getroffenen Maßnahmen erfolgsorientiert kontrollieren und darauf basierend qualifizierte Entscheidungen treffen. Durch die Überprüfung erfolgskritischer Personalleistungen können Sie strategische Entscheidungen treffen und rechtzeitig effiziente Gegenmaßnahmen einleiten.

Unmotivierte Mitarbeiter nehmen beispielsweise signifikant mehr Krankheitstage in Anspruch. Bei Mitarbeitern mit überproportional vielen Fehlzeiten sollten Sie die Ursache schnell identifizieren. Wenn die Arbeitnehmer schlichtweg überfordert sind, spiegelt sich das in den Überstunden wider und Sie können die Aufgabengebiete der Mitarbeiter fokussieren beziehungsweise reduzieren. So können Sie der Überforderung entgegenwirken und haben zufriedenere Mitarbeiter.

VERDICHTUNG
VON DATEN

CONTROLLING
VON PROJEKTEN

STRATEGISCHE
ENTSCHEIDUNGSFINDUNG

ÜBERWACHUNG
VON ZIELEN

MOTIVATION DER
MITARBEITER

OPTIMIERUNG VON
KOSTEN

Einteilung der Kennzahlen

Der hohe Fachkräftemangel ist in vielen Unternehmen ein Problem. Das HR-Recruiting ist zwar teilweise sehr kostenintensiv, allerdings von großer Wichtigkeit für Ihr Unternehmen. Die richtigen Kennzahlen helfen Ihnen beispielsweise die durchschnittlichen Recruitingkosten pro Anstellung zu ermitteln oder ihre Einstellungsquote einzuordnen.

Wie hoch sind die Personalkosten und wie ist die Produktivität meiner Belegschaft? Sie können die Leistung und Produktivität einzelner Abteilungen mit den KPI’s bewerten und miteinander vergleichen. So können Sie mögliche Schwachstellen aufdecken und entsprechende Maßnahmen treffen, um die Vorgänge zu optimieren.

Effektives Recruitment ist nicht nur vor dem Hintergrund von Fachkräftemangel wichtig. Mit welchen Maßnahmen können Sie Ihr Unternehmen attraktiv für potenzielle Arbeitnehmer machen? Die richtigen Kennzahlen helfen Ihnen, mögliche Schwachstellen in ihrem Recruitmentprozess zu identifizieren. Dafür ist es sinnvoll, die Anzahl der eingehenden Initiativbewerbungen, die Einstellungsquote und die Bewerber pro Stellenausschreibung zu beobachten. Nach dem Bewerbungsprozess ist die Übernahmequote nach der Probezeit ein guter Indikator, um herauszufinden, ob Sie die richtigen Arbeitskräfte im Recruitmentprozess gewählt haben oder ob Sie beispielsweise das Bewerbungsverfahren optimieren müssen, um die richtigen Mitarbeiter zu finden.

In jedem Unternehmen sind die Mitarbeiter und deren Wissen eine bedeutende Ressource. Deswegen ist es entscheidend, dass bestehende Know-How im Unternehmen weiter zu geben. Hier ist beispielsweise die Beobachtung der Ausbildungsquote ein guter Ansatzpunkt. So können Sie die Mitarbeiter bereits in der Ausbildung begleiten und direkt das notwendige Wissen vermitteln.

Gute Personalführung ist viel Wert! Denn ohne eine qualifizierte Führungskraft sinkt der Erfolg der betreffenden Abteilung. Darüber hinaus sind die Führungskräfte nicht nur für die Koordination der Arbeitsabläufe zuständig, Sie tragen auch eine hohe Verantwortung gegenüber den Mitarbeitern. Mit KPI’s können Sie strategische Maßnahmen einleiten, um die Personalführung in Ihrem Unternehmen zu verbessern. Dadurch kann sich die Mitarbeiterzufriedenheit und damit auch der Unternehmenserfolg nachhaltig steigern

Ausgewählte Kennzaheln 2020:

Diese Kennzahlen-Bereiche gibt es:

  • RECRUITING
  • PRODUKTIVITÄT UND LEISTUNG
  • PERSONALENTWICKLUNG
  • PERSONALKOSTEN
  • PERSONALFÜHRUNG
  • PERSONALSTRUKTUR
  • PERSONALBEDARF
  • PERSONALFREISETZUNG

Die Klassiker

  • Krankenstand
  • Kosten der krankheitsbedingten Abwesenheit
  • Überstunden und Gleitzeitkonten
  • Fluktuationsrate
  • Geschlechterverhältnis
  • Anteil der Teilzeitstellen
  • Altersstruktur

Lohn & Personalkosten

  • Betriebliche Personalkosten
  • Anteil der variablen Vergütung an die Gesamtvergütung
  • Gehaltstruktur der Neuanstellung zu dem vorhandenen Personal

New KPIs for New Work

  • Frauenquote (Achtung: Branchen- und Tätigkeitsspezifisch)
  • BGM Kennzahlen
  • Anzahl der MA-Gespräche
  • Anteil der Führungskräfte-Coachings

modernes Arbeiten

  • Gehaltsstruktur Neuanstellung zu vorhandenem Personal

Messbarkeit der Firmenkultur möglich durch:

  • Employee Net Promoter Score
  • Employer and Manager Satisfaction Score

Recruitment

  • Anzahl der Initiativbewerbungen
  • Einstellungsquote
  • Bewerber pro Stellenausschreibung
  • Übernahme nach Probezeit

Personalentwicklung

  • Zeit- und Kostenanteile von Weiterbildungsformen
  • Ausbildungsquote
  • Übernahmequote von Ausbildungsabschlüssen
  • Anteil Inhouse und externe Seminare

Wie werden KPIs gemessen und woher kommen die Daten?

Bei der Messung von KPI’s gilt die Regel: Qualität vor Quantität. Unabhängig von der Firmengröße ist es ausreichend, wenn Sie nur etwa 10 bis 15 Kennzahlen erheben. Sammeln Sie also nicht sämtliche Kennzahlen, sondern nur die KPI’s, die Sie zum Erfolg führen. Bei vielen Kennzahlen kann es sich um sogenannte „Performance Indicators“ (PI’s) handeln – die haben allerdings noch lange nicht das Zeug dazu „Key Performance Indicators“ zu sein. Diese müssen immer zielgerichtet sein und sich auf die Personal- und Unternehmensstrategie beziehen – schließlich werden die KPI’s nicht umsonst als Schlüsselindikatoren bezeichnet.

Um die Vergleichbarkeit zu gewährleisten, müssen die Kennzahlen immer mit derselben Methode und in einem bestimmten Zeitverlauf erhoben werden. Beziehen Sie ihre Mitarbeiter in den Prozess mit ein und erklären Sie ihnen, wie die KPI’s gemessen und berechnet werden. Mit einem anderen Blickwinkel haben die Arbeitnehmer innovative Ideen oder Optimierungsvorschläge, um den Prozess zu verbessern.

Tipps zur KPI-Erfassung

  • Nur etwa 10–15 Kennzahlen erheben (unabhängig von Firmengröße)
  • Blick auf’s Ziel gerichtet
  • Qualität vor Quantität
  • Messbare KPI’s
  • Kennzahlenerhebung immer nach der gleichen Methode
  • Passende KPI’s zur Personalstrategie
  • Einbezug der Mitarbeiter